FlexiPDF NX

Die wichtigsten Punkte

Vier Aufgaben, für die FlexiPDF gebaut ist

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Ausfüllen, kommentieren, unterschreiben

Interaktive PDF-Formulare können Sie mit FlexiPDF nicht nur ausfüllen, sondern auch selbst anlegen, inklusive Textfeldern, Ankreuzkästchen und weiteren Steuerelementen. Genauso wichtig für den Alltag: Auch statische Formulare, wie Behörden sie häufig ausgeben, lassen sich am Bildschirm ausfüllen, statt sie auszudrucken und handschriftlich zu bearbeiten.

Geht ein Dokument durch mehrere Hände, stehen Haftnotizen, grafische Notizen, Textmarker-Hervorhebungen und Stempel bereit. Die Änderungsverfolgung zeigt Bearbeitungen farblich hervorgehoben an und protokolliert sie in einem Änderungslog. Zwei Fassungen desselben Dokuments legen Sie per Drag & Drop nebeneinander, scrollen synchron durch und lassen FlexiPDF die Unterschiede automatisch hervorheben.

• Unterschreiben wahlweise mit einer eingescannten grafischen Unterschrift oder mit einer digitalen Signatur
• Kennwörter für das Öffnen (Benutzer) und das Ändern der Sicherheitseinstellungen (Master)
• Benutzerbeschränkungen, die einzelne Aktionen wie Bearbeiten oder Drucken einschränken
• Dokumenteigenschaften, Schriftenliste und Problembericht zur Prüfung einer Datei

Was in dieser Version neu ist

Bedient wird FlexiPDF über eine Ribbon-Oberfläche mit einer zusätzlichen Schnellzugriffsleiste für häufige Befehle. Ein Fingereingabemodus vergrößert die Abstände zwischen den Bedienelementen für Touch-Geräte, ein Dunkelmodus schont bei langen Sitzungen die Augen.

• Mehrere Dokumente gleichzeitig geöffnet und über Registerkarten umgeschaltet
• Zwei oder mehr Seiten nebeneinander auf dem Bildschirm
• Größere Miniaturansichten in der Seitenleiste, wenn Sie diese aufziehen
• Verbesserte Schnappschuss-Funktion: Bereich markieren, als Grafikdatei speichern oder direkt in ein anderes Programm einfügen
• Neue Rechtschreibprüfung und Silbentrennung; laut Hersteller Fehlerprüfung in 85 und Trennung in 60 Sprachen
• Seit Servicepack 414 steht neben der 32-Bit- auch eine finale 64-Bit-Version bereit, die den gesamten Arbeitsspeicher nutzt und sehr große PDFs öffnet

Deutscher Anbieter, Verarbeitung überwiegend lokal

FlexiPDF kommt von der SOFTMAKER Software GmbH in Nürnberg. Der Hersteller stellt die DSGVO-Konformität seines PDF-Editors ausdrücklich in den Vordergrund: Bearbeiten, Konvertieren, OCR, Schwärzen und Signieren laufen auf Ihrem Rechner, nicht auf einem Server.

Zwei Ausnahmen sollten Sie kennen, weil sie sich technisch nicht vermeiden lassen: Die automatische Übersetzung und die KI-Zusammenfassung schicken den betroffenen Text an DeepL beziehungsweise ChatGPT. Wenn Sie mit besonders schützenswerten Unterlagen arbeiten, prüfen Sie vorher, ob diese beiden Funktionen dafür infrage kommen.

Das sollten Sie vor dem Kauf wissen

Nur Windows. FlexiPDF läuft laut Hersteller unter Windows 11, 10, 8 und 7 sowie Windows Server ab 2008 R2 und ist mit Remote Desktop Services und Citrix Virtual Apps kompatibel. Versionen für macOS, Linux, Android oder iOS und eine Bearbeitung im Browser gibt es nicht.

Jahreslizenz statt Dauerlizenz. NX ist die Abo-Variante. Die Freischaltung gilt für ein Lizenzjahr und muss danach verlängert werden. Ohne gültige Freischaltung versieht FlexiPDF gespeicherte PDFs mit einem Wasserzeichen. Die Drei-Rechner-Regelung gilt nur für nicht-kommerzielle Nutzung im selben Haushalt; wer FlexiPDF gewerblich einsetzt, darf damit laut Hersteller einen Rechner ausstatten.

Übersetzung und KI sind Onlinedienste mit Kontingent. Beide Funktionen benötigen eine Internetverbindung und übertragen Text an einen externen Dienst. Die Nutzung ist mengenmäßig begrenzt (laut Hersteller 750.000 Zeichen Übersetzung und 5 Millionen Zeichen Zusammenfassung pro Jahr). Die Übersetzung arbeitet seitenweise, nicht in einem Durchgang für das gesamte Dokument, und lässt sich nicht rückgängig machen: Wollen Sie das Original behalten, müssen Sie das Dokument ohne Speichern schließen, wodurch allerdings auch alle vorherigen Änderungen verloren gehen.

OCR verlangt eine Entscheidung. Die Variante „Bearbeitbarer Text“ erzeugt ein Dokument ohne Grafiken und Fotos. Wer Layout und Bilder braucht, wählt „Durchsuchbare Grafik“ und bearbeitet den Text dann nicht frei, sondern über den OCR-Korrekturmodus. Beim Scannen gilt außerdem: FlexiPDF unterstützt TWAIN auch in der 64-Bit-Version, in der Praxis fehlen dafür aber 64-Bit-Treiber. Für TWAIN-Scans empfiehlt der Hersteller die 32-Bit-Version, bei WIA-Scans ist die 64-Bit-Version unproblematisch.

Kennwortschutz ist kein Panzerschrank. Der Hersteller weist selbst darauf hin, dass Berechtigungen über ein Master-Passwort von manchen PDF-Betrachtern ignoriert werden können. Wirklich belastbar ist die digitale Signatur, die Manipulationen nachträglich sichtbar macht. Dafür brauchen Sie allerdings ein eigenes Zertifikat als PFX-Datei; es ist nicht Teil des Lieferumfangs.

Weitere Einschränkungen im Detail. Verschlüsselte PDFs lassen sich nicht zusammenführen, solange Kennwörter und Verschlüsselung gesetzt sind. Beim RTF-Export kann es laut Handbuch mit manchen Word-Versionen Probleme geben, wenn eine Seite höher oder breiter als 55 cm ist. Und der Hersteller empfiehlt ausdrücklich, die 32- und die 64-Bit-Version nicht parallel zu installieren.

In sechs Schritten einsatzbereit

1. Halten Sie Ihren Produktschlüssel bereit.
2. Laden Sie das Installationsprogramm beim Hersteller herunter. Auf 64-Bit-Windows empfiehlt SOFTMAKER die 64-Bit-Version; wenn Sie einen TWAIN-Scanner einbinden möchten, nehmen Sie die 32-Bit-Version.
3. Starten Sie die Installation und folgen Sie dem Assistenten. Der FlexiPDF-Druckertreiber wird dabei mit eingerichtet, damit Sie später aus jeder Windows-Anwendung heraus PDFs erzeugen können.
4. Öffnen Sie FlexiPDF und klicken Sie oben rechts auf das Fragezeichen-Symbol. Wählen Sie dort den Befehl „Kaufen und freischalten“.
5. Wählen Sie im Dialogfenster „Freischalten“ und tragen Sie Ihren Produktschlüssel in das entsprechende Feld ein.
6. Bestätigen Sie mit „Freischalten“. Sie erhalten die Aktivierungsbestätigung samt Laufzeit Ihrer Lizenz. Ab jetzt speichert FlexiPDF ohne Wasserzeichen.